Forretningsorden for Ældrerådet

Denne forretningsorden er forankret i vedtægtens § 2, stk. 8.

 

Der afholdes mindst ni ordinære møder årligt.

Møderne er lukkede for andre end rådets medlemmer og sekretær, og deltagere i møder er omfattet af forvaltningslovens regler om inhabilitet og tavshedspligt.

Ekstraordinært møde holdes, når formanden finder det nødvendigt, eller når mindst to medlemmer forlanger det og begrunder hvorfor. Det afholdes senest 10 hverdage efter, at formanden har modtaget anmodningen.

Møder holdes som udgangspunkt i tidsrummet 9.00 til 16.00, dette af hensyn til sekretariatsfunktionen og rådsmedlemmers transport.

Møder afholdes som udgangspunkt i Aktivitetscenter Paraplyen, enten i Frederiksværk eller i Hundested. 

 

Når et medlem er forhindret i at deltage i et ældrerådsmøde, meddeles dette snarest muligt til formanden.

Ved et medlems fravær ud over tre måneder drøfter formanden (og i dennes fravær næstformanden) med det pågældende medlem, hvad udsigterne er til en tilbagevenden, og rådet tager på denne baggrund stilling til, om der skal indkaldes en stedfortræder.

 

Formanden er ansvarlig for at forberede rådets møder, udforme mødeindkaldelsen og sørge for, at dagsordenen udsendes senest otte dage før mødet, så vidt muligt sammen med alt relevant materiale.

En sag skal sættes på dagsordenen for førstkommende møde, hvis et medlem senest fem hverdage før har indgivet skriftlig, begrundet anmodning om det.

 

Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne (eller stedfortræderne) er til stede.

Beslutninger træffes ved almindeligt flertal blandt de fremmødte. Ved stemmelighed tæller formandens (og i dennes fravær næstformandens) stemme for to.

Afstemning foregår ved håndsoprækning. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Skriftlig afstemning skal foretages, hvis et medlem begærer det, når mødelederen sætter sagen til afstemning.

Formanden kan mellem to møder i Ældrerådet træffe beslutninger i sager, hvor formanden med god grund må antage at have det øvrige ældreråds tilsagn.

 

Formanden (ved dennes forfald næstformanden) kan på rådets vegne afgøre sager, som ikke tåler udsættelse.

Sådanne afgørelser optages på dagsordenen for næste ordinære møde.

 

Ældrerådet kan efter behov nedsætte udvalg/arbejdsgrupper til at arbejde med emneområder, som ønskes særskilt belyst. For hvert udvalg/arbejdsgruppe udarbejder ældrerådet et kommissorium eller en arbejdsbeskrivelse. 

Et udvalg/arbejdsgruppe kan udover ældrerådsmedlemmer bestå af andre personer, som ældrerådet ønsker at inddrage i arbejdet.

En oversigt over udvalg og arbejdsgrupper, som er nedsat af Ældrerådet eller hvor rådet er repræsenteret, vedlægges forretningsordenen og holdes løbende opdateres.

På hvert ordinært møde i ældrerådet rapporteres fra de ovennævnte udvalg og arbejdsgrupper, når der er afholdt møder eller er sket andet nyt.

 

Der ydes diæter og udgiftsgodtgørelse for medlemmers deltagelse i ældrerådets møder.

Derudover ydes diæter og udgiftsgodtgørelse i overensstemmelse med gældende regler i Halsnæs Kommune.

 

Formanden (ved dennes forfald næstformanden) leder møderne og sørger for, at medlemmerne får ordet i den rækkefølge, de har markeret. Mødelederen kan afkorte taletiden.

Ved mødets begyndelse konstaterer mødelederen, hvem der er mødt. Dette også af hensyn til udbetaling af diæter.

Derefter sættes dagsordenen til godkendelse.

Hvert dagsordenspunkt indledes af mødeleder eller forslagsstiller med angivelse af hovedindhold, og hvilke spørgsmål rådet skal tale stilling til.

 

Ved afslutningen af behandlingen af et punkt på dagsordenen konkluderer mødelederen til referat. Et medlem kan forlange sin afvigende mening indført i referatet.

I beslutningsreferatet anføres for hvert møde, hvem der var fraværende.

 

Formanden har ansvaret for, at de trufne beslutninger udføres snarest muligt medmindre andet er anført i referatet. 

Det godkendte referat offentliggøres på Halsnæs Kommunes hjemmeside.  

Formanden er kontaktperson til pressen, forvaltningen og kommunalbestyrelsen.

 

Forretningsordenen er vedtaget på ældrerådets møde den 29. april 2022.